Развитие современных технологий дает нам немало новых возможностей, о которых еще совсем недавно можно было только мечтать. Семь лет назад мы стали первой российской промышленной компанией, внедрившей у себя систему электронного документооборота, которая полностью вытеснила традиционную переписку. Однако до сих пор среди наших сотрудников встречаются «динозавры», которые упорно отказываются осваивать новые методы работы и идти в ногу со временем.
Вот уже несколько лет каждый четвертый четверг октября прогрессивная общественность проводит Международный день без бумаги, посвященный рациональному использованию бумаги в повседневной деятельности.
В Америке подсчитали, что всего один офисный клерк за год расходует 10 тысяч листов бумаги, а из одного здорового дерева, которое могло бы радовать нас и дарить свежий воздух, получается 12 500 таких листов. Зачем, спрашивается, каждый год рубить по дереву на одного офисного работника, тем более что около половины напечатанных документов отправляются в корзину в течение суток с момента их создания?
Однако это, как говорится, только верхушка айсберга. Даже самая быстрая курьерская служба не способна обеспечить своевременную доставку корреспонденции в компании, филиалы которой расположены в 10 регионах России и за рубежом, не говоря о том, что приходится тратить дополнительные силы на регистрацию документов и отслеживание их движения.
Компания корпоративного управления «Концерн «Тракторные заводы» еще в 2007 году предложила управляемым обществам перейти на систему электронного документооборота.
По словам руководителя департамента информационных технологий Евгения Гаврилова, до внедрения СЭД печатные документы часто терялись. Делопроизводители были перегружены, потому что им приходилось регистрировать не только входящую корреспонденцию, но и внутренние документы, присланные на подпись, и отвечать на многочисленные звонки с предприятий, интересующихся судьбой своих документов.
Сложности возникали при контроле исполнения приказов, распоряжений и поручений. Приказы не доходили до исполнителей, а доказать, что документ был своевременно отправлен и получен адресатом, было невозможно.
Сегодня эти проблемы решены. СЭД позволяет в режиме реального времени отслеживать процесс движения каждого документа, а для внутренней переписки достаточно электронной подписи. При отправке документа не нужно запоминать адрес, достаточно ввести в соответствующей строке корпоративной почты имя коллеги и можно быть уверенным, что он непременно получит нужную информацию в срок.
На сегодняшний день система электронного документооборота охватывает 43 предприятия. Число пользователей СЭД за семь лет возросло более чем в 46 раз: с 94 в 2008 г. до 4387 в 2014 г., количество пересылаемых документов увеличилось более чем в 4 раза, внутренних – более чем в 6 раз, а приказов и распоряжений – более чем в 30 раз. Если пять лет назад было отправлено 32524 документа на 45895 страницах, то сейчас – 155144 документа общим объемом 233268 страниц. При этом экономия рабочего времени на поиск, регистрацию, подготовку и печать документов по самым приблизительным подсчетам составляет 156000 часов в год, а ежегодная экономия затрат на бумагу и печать составила 10400 тыс. рублей.
Однако все преимущества новых технологий оказались бессильны перед закостеневшим сознанием некоторых сотрудников, привыкших по старинке несколько раз распечатывать один и тот же документ, часами рыться в архиве в поисках прошлогоднего письма, вместо того, чтобы спокойно сесть за компьютер и без особого труда найти нужную информацию в электронном архиве.
В наше время невозможно обойтись без владения современными информационными технологиями. Поэтому для «динозавров» среди нас, кто еще не успел перестроиться, но в душе мечтает стать успешным и жить в ногу со временем, предлагаю 7 практических советов по работе с документами:
1. Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.
2. Наведите порядок на рабочем месте. Все ли бумаги на нем так уж необходимы? Не проще было бы отсканировать нужные документы и работать с ними в электронном формате?
3. Перед тем как кликнуть мышкой по кнопке «Печать», внимательно проверьте правильность форматирования документа и орфографию. Это избавит вас от необходимости перепечатывать. Готовые документы лучше хранить в формате PDF, не допускающем внесения правок.
4. Выкладывайте черновики документов на сервер, где любой сотрудник сможет внести необходимые правки, а оповестить коллег можно по Скайпу.
5. Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков.
6. Отправляйте материалы клиентам и в СМИ в электронном виде. Это не только ускорит доставку, но и облегчит адресатам дальнейшую работу с ними.
7. Объясните коллегам преимущества электронного документооборота и помогите им освоить «Лотус» и другие необходимые программы.
На фото: руководитель ДИТ Евгений Гаврилов
Фотографии
